ניהול פרויקטים
הצלחת פרויקט נמדד באמצעות כל אחד משלושת הממדים: עמידה בתקציב, עמידה בלו"ז ועמידה בתכולה.
בשנים האחרונות, גדלה ההכרה כי למנהל הפרויקט יש חשיבות עצומה להצלחת הפרויקט. גיוס מנהל פרויקט בעל ניסיון, ידע ואישיות מתאימה, הינו משימה לא פשוטה ואף יקרה. ב- Mitrg Ltd מועסקים יועצים, מתכננים ומנהלי פרויקטים בכירים בלבד, בעלי ניסיון ניהולי ועסקי בארגונים גדולים, על-מנת להבטיח ללקוחותינו את המשאב החשוב ביותר להצלחת הפרויקט. מנהל הפרויקט שלנו משתלב בארגון הלקוח ומייצג את האינטרסים שלו בלבד. הוא עובד ב”צמוד” לאנשי הארגון, מלווה אותם ומנהל עבורו בפועל את הפרויקט.
השלבים בניהול פרויקט ישום והטמעה
01
אפיון דרישות - כתיבת מסמך RFP - Request for proposal
מיפוי ואפיון מנהלתי, טכנולוגי, משפטי של כלל תהליכי העבודה הרלוונטיים, על בסיס ראיונות עם אנשי מפתח השותפים לתהליכי העבודה הכנת סקר סיכונים, הכנת פרוגראמה ואומדני מחיר. הכנת מסמך דרישות RFP, לצורך פניה לספקים לקבלת הצעות מחיר מפורטות הכוללות את כל עלות הפרויקט. מסמך זה מהווה כבסיס לאפיון המפורט (בקרה, מיגון, חדר בקרה, ביטחון וחירום).
02
השוואה ובחירת מערכת
קיימות בשוק מספר מערכות (בקרה, מיגון, חדר בקרה, ביטחון וחירום) העונות לצרכי הלקוח. מסיבה זו יש להפקיד את המטלה בידי גורם מקצועי ונטרלי בעל היכרות מקצועית ברמה הגבוהה ביותר עם כלל המערכות המוצעות ועם יכולת השוואה ומתן ביקורת. לאחר הגדרת רשימת המתחרים, במודל בעל יתרונות מוכחים, אשר מביא את כלל המערכות והחברות המטמיעות לבסיס השוואה זהה, המותאם לדרישות והקריטריונים הספציפיים של הלקוח.
03
חתימת חוזה
הנושאים הנידונים במהלך חתימת חוזה עם ספק מערכת/ חברת יישום הנם משפטיים מסחריים ומקצועיים. שילוב ייעוץ מקצועי בשלב חתימת החוזה מעגן נושאים כגון: בדיקות המסירה שהספק מתחייב לעשות, הגדרת איכות המוצר הנמסר לבדיקות קבלה, בקרות תקופתיות מצד הספק, נהלי פיתוח ותחזוקה, ניהול תצורה, קביעת Service Level
04
כתיבת האפיון
שלב כתיבת האפיון המפורט הוא שלב קריטי להצלחת הפרויקט, במיוחד בפרויקטים הכוללים בתוכם דרישות עסקיות של הלקוח שצריכות לבוא לידי ביטוי במערכת. לכן שלב זה נכתב בדרך כלל בשילוב “המוחות” של הגוף המיישם ונציגי המשתמשים המובילים.
05
לווי הפרויקט ובקרה
על מנת לעמוד במדדי ההצלחה של הפרויקט, יש לבצע באופן שוטף בקרה על השלמה מלאה של אבני הדרך שהוגדרו ב”גאנט” הפרויקט על פי סטנדרטים מוסכמים של איכות, מעקב אחר התקדמות Action Items על פי לוחות זמנים, ניהול ניתוח סיכונים מתגלגל והרמת דגלים במועד, ניהול בקרה תקציבית וכד’.
06
תכנון וביצוע בדיקות קבלה
לפני המסירה יש לתכנן ולבצע בדיקות קבלה עבור המערכות. הבדיקות מתמקדות בבחינת תהליכי העבודה המשרתים את הארגון ובשינויים שפותחו עבור הלקוח.
07
הדרכה והטמעה, ספרות, נהלים
בניית מערך הדרכה כולל למערכות אשר תוטמע בצורה טובה באתר הלקוח ההדרכה וההטמעה ינוהלו כפרויקט לכל דבר. בתכנון תוך מתן תשומת לב לקהל היעד, העברת החומר בצורה מקורית וברורה. הכשרת כוח אדם שיתמוך במשתמשים בצורה שוטפת.
08
ניהול תצורה וניהול גרסאות
הקמת מערך מסודר של ניהול התצורה והגרסאות של המערכת. יצירת נוהל עבודה עבור יצירת סדרי עדיפויות לשינויים ושיפורים. הקמת מערך בדיקות עבור כל גרסא.
ניהול סיכונים
תחום ניהול הסיכונים, צובר תאוצה בשנים האחרונות בכל תחומי הפעילות של הארגון. תהליך ניהול הסיכונים כולל:
- זיהוי הסיכונים
- הערכה וכימות של עוצמתם וההסתברות להתרחשותם
- תעדוף הטיפול בהם על פי העוצמה
- הגדרת תוכניות הפחתה ובקרה על ביצוע פעילויות ההפחתה